Fakturownia Marketing
Created Jun 13, 2024Jak zaktualizować dane produktów, będących na stanie, razem z ich stanami magazynowymi za pomocą pliku importu?
58
💭
Jak zaktualizować dane produktów za pomocą pliku importu?
21 Steps
1
Fakturownia pozwala na aktualizację danych o produktach na podstawie pliku importu. W tym przykładzie baza produktów wymaga dodania kodu produktu i zmiany cen zakupu. Aby zweryfikować aktualne dane przy produktach, przejdź do zakładki Magazyn lub Produkty w menu głównym.
2
W przypadku korzystania z obsługi magazynowej, po kliknięciu zakładki Magazyn, wybierz z listy 'Produkty'.
3
System przeniesie Cię do listy produktów dodanych do bazy, gdzie możesz zweryfikować podstawowe informacje. Aktualnie produkty nie mają dodanego kodu produktu, a ich ceny zakupu wymagają aktualizacji.
4
Aby przejść do importu, który zaktualizuje dane, z menu głównego wybierz 'Ustawienia'.
5
Następnie z listy wybierz 'Import'.
6
Z szarej belki po lewej stronie wybierz opcję 'Importuj produkty'.
7
W polu 'Plik importu' skorzystaj z przycisku 'Wybierz plik', by wgrać przygotowany plik importu z danymi o produktach.
8
Aby przejść do kroku 2 importu, kliknij przycisk 'Dalej'.
9
System przetworzy wgrany plik, a proces zakończy wyświetleniem komunikatu. Zaczytanie danych z pliku i przejście do kroku 2 wymaga potwierdzenia przyciskiem 'Przejrzyj dane i importuj'.
10
W kroku 2 importu zacznij od zaznaczenia checkboxa przy opcji 'Plik posiada nagłówek', jeśli Twój plik zawiera również nagłówki kolumn. Jest to istotne, by system tych danych nie uwzględniał do importu.
11
W imporcie dostępne są 2 opcje: 'Importuj jako nowe pozycje' oraz 'Aktualizuj pozycje'. Produkty z pliku są już w naszej bazie, więc aby zaktualizować dane o produktach, zaznacz checkbox przy opcji 'Aktualizuj pozycje'.
12
Ta opcja importu wymaga wybrania informacji, po której system ma wyszukać produkt z pliku w bazie, czyli tzw. klucza. Zaznacz checkbox we właściwej kolumnie. W naszym przykładzie kluczem będzie nazwa produktu, dlatego w wierszu KLUCZ zaznaczamy checkbox w kolumnie 'Nazwa'.
13
Drugi wiersz AKTUALIZUJ pozwala wybrać jakie informacje w karcie produktu mają zostać zaktualizowane. Zaznacz checkbox w wierszu AKTUALIZUJ przy tych kolumnach, z których chcesz zaczytać nowe dane. W naszym przykładzie to 'Kod produktu'.
14
Oprócz kodu produktu chcemy zmienić również cenę zakupu netto. Dlatego w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczamy dodatkowo checkbox w kolumnie 'Cena zakupu netto'.
15
Chceckbox w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczamy również w kolumnie 'Cena zakupu brutto'.
16
Pamiętaj, aby import danych zakończył się powodzeniem, zmienne nad każdą kolumną muszą być przypisane prawidłowo względem jej zawartości. Zweryfikuj poprawność przypisania zmiennych. Jeśli wybrana kolumna nie jest potrzebna możesz wybrać opcję 'pomiń'.
17
Aby zaimportować dane z pliku, kliknij przycisk 'Importuj dane', który znajduje się na dole strony.
18
System przetworzy dane z pliku. Kiedy proces się zakończy, potwierdź zaimportowanie danych przyciskiem 'Gotowe' na komunikacie systemowym.
19
W historii importów pojawi się podsumowanie importu. Jeśli import zakończy się błędem, w kolumnie 'Błędy' zobaczysz ile wartości z pliku nie zaimportowało się prawidłowo.
20
Aby sprawdzić zaimportowane dane, kliknij przycisk 'Zobacz' przy wybranym imporcie.
💭
Aktualizowanie stanów magazynowych produktów za pomocą importu pliku
33 Steps
22
Podczas aktualizacji danych produktów za pomocą pliku importu możesz również skorygować (aktualizować) stany magazynowe. Aby sprawdzić aktualne stany dla produktu, przejdź do zakładki Magazyn.
23
Następnie z listy wybierz 'Produkty', by przejść do bazy produktów na koncie.
24
Aktualizację stanów magazynowych pokażemy na przykładzie produktu Smartfon GOOGLE Pixel 8 Pro. Kliknij nazwę produktu na liście, aby sprawdzić aktualne stany.
25
W ramach konta mamy 2 magazyny. Na obydwu z nich dostępne są po 2 sztuki tego produktu.
26
Aby zaktualizować stany magazynowe na podstawie pliku, przejdź do zakładki 'Ustawienia'.
27
Następnie z listy wybierz 'Import'.
28
Z szarej belki po lewej stronie wybierz 'Importuj produkty'.
29
Przygotuj plik, na podstawie którego zaktualizujesz stany magazynowe produktów.
30
W dedykowane miejsce wgraj przygotowany plik importu.
31
Zatwierdź przejście do kroku 2, klikając 'Dalej'.
32
Po przetworzeniu danych zatwierdź komunikat o pobieraniu danych do importu przyciskiem 'Przejrzyj dane i importuj'.
33
W kroku 2 zaznacz checkbox przy opcji 'Plik posiada nagłówek', jeśli Twój plik uwzględnia te dane.
34
Zaznacz checbox przy opcji 'Aktualizuj pozycje'.
35
W systemie dostępne są dwa sposoby aktualizowania ilości produktów: Zastąp i Sumuj. Opcja 'Zastąp' zamienia stan na ten podany w pliku. Opcja 'Sumuj' dodaje stan z pliku do tego na koncie. W tym przykładzie pokażemy jak działa opcja 'Zastąp'.
36
W wierszu KLUCZ zaznacz checkbox przy parametrze, który ma stanowić klucz, po którym system powiąże dane z pliku z bazą produktów na koncie. W naszym przykładzie będzie to 'Nazwa'.
37
W wierszu AKTUALIZUJ zaznacz checkbox w tej kolumnie, której dane chcesz zaktualizować. W naszym przypadku będzie to kolumna 'Stany magazynowe'.
38
Pamiętaj o weryfikacji czy kolumna, którą oznaczyłeś jako klucz i aktualizację mają prawidłowo przypisane zmienne względem wartości w kolumnie.
39
W sekcji 'Dodatkowe ustawienia' wybierz w polu 'Magazyn' magazyn, dla którego chcesz zastąpić stany magazynowe.
40
Zatwierdź import przyciskiem 'Importuj dane'.
41
Po przetworzeniu danych przez system, zatwierdź zaimportowanie danych przyciskiem 'Gotowe' na komunikacie.
42
Na liście importów kliknij 'Zobacz' przy wykonywanym imporcie, by zweryfikować zmiany.
43
Na liście produktów dostępna ilość, czyli ogólna ilość produktu na koncie, zmieniła się z 4 na 12.
44
Aby zweryfikować stany magazynowe po imporcie, kliknij nazwę produktu, by przejść do karty ze szczegółowymi informacjami.
45
W pliku importu stan magazynowy produktu wynosił 10 sztuk. Tę ilość w imporcie przypisano do Magazynu Opole. W aktualizacji ilości skorzystano z opcji 'Zastąp'. Stan magazynowy dla Magazynu Opole zmienił się z 2 na 10, zgodnie z opcją zastąpienia stanu magazynowego.
46
W imporcie, który ma aktualizować pozycje, dostępna jest jeszcze opcja 'Sumuj' w sposobie aktualizacji ilości produktu. W tym przykładzie pokażemy jak zachowa się system, jeśli w 2 kroku importu wybierzemy opcję 'Sumuj'.
47
Wgrywamy ponownie ten sam plik, gdzie stan magazynowy określono na 10 sztuk. Wartość wyjściowa produktu to 10 sztuk w Magazynie Opole i 2 sztuki w Magazynie Warszawa. W wierszu KLUCZ wybieramy 'Nazwa'. w wierszu 'AKTUALIZUJ' ponownie 'Stany magazynowe'.
48
Tym razem w dodatkowych ustawieniach w polu 'Magazyn' wybieramy 'Magazyn Warszawa'. Wyjściowy stan magazynowy produktu wynosił dla tego magazynu 2 sztuki, a ilość produktu ma być sumowana.
49
Zatwierdź import przyciskiem 'Importuj dane'.
50
Zakończony proces importowania danych, zatwierdź przyciskiem 'Gotowe'.
51
Kliknij 'Zobacz' w wierszu importu, aby zweryfikować stany magazynowe po imporcie.
52
Dostępna ilość zmieniła się na 22. Wcześniej po imporcie z opcją 'Zastąp' było to 12 sztuk produktu na wszystkich magazynach.
53
Kliknij nazwę produktu, by przejść do karty produktu i szczegółowych informacji odnośnie stanów na magazynach.
54
Stan magazynowy w Magazynie Warszawa został prawidłowo zsumowany. Przed importem ilość w tym magazynie to 2 sztuki. Po imporcie, który uwzględniał stan 10 sztuk i wybraną opcję 'Sumuj', stan magazynowy produktu w Magazynie Warszawa wynosi 12 sztuk.
💭
Aktualizacja stanu magazynowego przy kilku magazynach
17 Steps
55
W ramach konta utworzone mamy dwa magazyny: Opole (10 sztuk produktu) i Warszawa (12 sztuk produktu). Teraz pokażemy na przykładzie jak zaktualizować stany na różnych magazynach za pomocą jednego pliku importu.
56
Przygotuj plik importu, w którym oprócz kolumny ze stanem magazynu, dostępna będzie również kolumna z ID magazynu.
57
Przejdź do zakładki Ustawienia > Import > Importuj produkty, tak jak w poprzednich krokach i w dedykowane miejsce wgraj przygotowany plik. Zatwierdź wykonanie importu przyciskiem 'Dalej'.
58
Jeśli plik importu ma nagłówek, zaznacz w 2 kroku importu właściwy checkbox.
59
Wybierz opcję 'Aktualizuj pozycje'.
60
W sposobie aktualizowania ilości produktu wybieramy opcję 'Sumuj', ponieważ zależy nam, by stany z pliku importu zostały dodane do aktualnych stanów na koncie.
61
W wierszu KLUCZ zaznacz checkbox przy kolumnie, po której system ma sprawdzać produkty. W naszym przykładzie jest to kolumna 'Nazwa'.
62
W wierszu AKTUALIZUJ zaznaczamy checkboxy w kolumnie ID magazynu, ponieważ chcemy by system przypisał stan dla magazynu o wskazanym ID. ID 110433 to Magazyn Warszawa. ID 110443 to Magazyn Opole.
63
Oprócz tego w wierszu AKTUALIZUJ zaznaczamy również checkbox w kolumnie 'Stany magazynowe'.
64
Pamiętaj, by zweryfikować czy wszystkie kolumny mają prawidłowo przypisane zmienne, zgodnie z zawartością kolumn.
65
Ze względu na to, że w pliku podaliśmy ID magazynu, w dodatkowych ustawieniach nie ma konieczności dokonywania wyboru. Jeśli przy produkcie nie będzie podane ID, system z tego miejsca zaczyta do jakiego magazynu przypisać zmiany. W następnej kolejności wybierze magazyn główny.
66
Zatwierdź import przyciskiem 'Importuj dane'.
67
Zatwierdź importowanie danych przyciskiem 'Gotowe'.
68
Aby zweryfikować zaimportowane dane, kliknij 'Zobacz' w wierszu wykonywanego importu.
69
Dostępna ilość na liście produktów z importu zmieniła się na 60. Przed importem wynosiła 22.
70
Kliknij nazwę produktu na liście, aby zweryfikować stany magazynowe dla poszczególnych magazynów. Przed importem Magazyn Warszawa miał 12 sztuk produktu, a Magazyn Opole 10 sztuk. Plik zwierał stany: Magazyn Warszawa: 18, Magazyn Opole: 20. Ilość miała się sumować.
71
W karcie produktu widzimy, że obydwa magazyny mają teraz po 30 sztuk produktu. Aktualizacja z zastosowanie ID magazynu zadziałała prawidłowo.
💭
Jak zaktualizować stawkę VAT dla wszystkich produktów na podstawie pliku importu?
22 Steps
72
Aktualizacja na podstawie pliku importu pozwala również masowo zmieniać stawki podatku dla produktów. W tym przykładzie wskażemy jak wykonać taką zmianę. W celu weryfikacji aktualnych stawek VAT sprzedaży, przechodzimy do zakładki 'Magazyn'.
73
Następnie z listy wybieramy Produkty. Jeśli nie prowadzić gospodarki magazynowej w menu głównym od razu znajdziesz zakładkę Produkty.
74
Na liście klikamy nazwę produktu, by w karcie produktu zweryfikować aktualne ceny sprzedaży.
75
W wierszu 'Cena sprzedaży' w karcie produktu widoczna jest cena netto i brutto oraz stawka VAT.
76
Aktualna stawka VAT sprzedaży to 0%. Za pomocą pliku importu zmienimy ją na 5%.
77
Przygotuj plik importu ze zmienioną stawką VAT. Pamiętaj, w kolumnie VAT nowa stawka podatku musi być podana w zapisie '5, a nie 5. Jeśli nie uwzględnisz apostrofu, stawka zaczyta się jako 5,0%, a nie 5%.
78
Jeśli masz przygotowany plik importu, przejdź do zakładki 'Ustawienia'.
79
Następnie z listy wybierz 'Import'.
80
Z szarej belki po lewej stronie wybierz opcję 'Importuj produkty'.
81
W dedykowane miejsce wgraj przygotowany plik importu.
82
Przejdź do kroku 2 importu, klikając przycisk 'Dalej' pod wgranym plikiem.
83
Zatwierdź pobieranie danych do importu. Kliknij przycisk 'Pobierz dane i importuj' na komunikacie systemowym.
84
Jeśli Twój plik posiada nagłówek zaznacz checkbox przy opcji 'Plik posiada nagłówek', aby system nie uwzględniał tych danych przy imporcie.
85
Aby zaktualizować produkty w kroku 2 importu zaznacz checkbox przy opcji 'Aktualizuj pozycje'.
86
Aby dane z pliku zaimportowały się poprawnie, każda kolumna musi mieć właściwie przypisaną zmienną, zgodną z zawartością kolumny.
87
W wierszu KLUCZ zaznacz checkbox w kolumnie, która ma stanowić podstawę powiązania produktów. W naszym przykładzie będzie to 'Nazwa'.
88
W wierszu AKTUALIZUJ zaznacz checkbox przy tych wartościach, które chcesz zaktualizować w karcie produktu. W naszym przykładzie jest to stawka VAT w cenie sprzedaży.
89
Zatwierdź import przyciskiem 'Importuj dane' na dole strony.
90
System przetworzy dane, a po zakończeniu wyświetli komunikat, który należy zatwierdzić. Kliknij przycisk 'Gotowe', by zakończyć import.
91
Aby sprawdzić zaimportowane produkty, kliknij przycisk 'Zobacz' w wierszu importu.
92
Kliknij nazwę produktu na liście, by sprawdzić aktualną stawkę VAT w cenie sprzedaży.
93
Stawka VAT w cenach sprzedaży zmieniła się z 0% na 5%. Dodatkowo system automatycznie przeliczył cenę netto po zmianie stawki podatku, ponieważ wybraliśmy liczenie od ceny brutto. Pozostałe importy, w zależności od kierunku przeliczenia, sprawdź w szczegółowych opisach artykułu.
Well done!
Create how-to guides like this in a snap. Get Tango now.