Envoyer un PDF en signature électronique
👥 Qui est concerné par cette fiche ?
Rôle(s) : Manager, Dirigeant, Experts Paie/RH, DRH, Assist. Admin, Admin RH
Cette fiche s'adresse aux utilisateurs Dirigeants qui souhaitent :
✅ Envoyer un document PDF en signature électronique dans Staff & Go.
🎯 Objectif de cette fiche
Cette fiche pratique a pour but de vous guider étape par étape dans l'envoi d'un PDF en signature électronique sur Staff & Go.
Module(s) : E-signatures
Staffngo
1. Rendez vous sur votre espace Staff & Go
2. Cliquer sur "e-Signatures"
3. Cliquer sur "NOUVELLE SIGNATURE"
4. Cliquer sur "CHOISIR LE DOCUMENT PDF A SIGNER"
5. Sélectionner le document que vous souhaitez faire signer avec votre explorateur de fichier
6. Sélectionner l'établissement concerné
7. Nommer votre signature
8. Cliquer sur "CONFIRMER"
9. Pour ajouter un signataire, cliquer sur "AJOUTER UN ACTEUR"
10. Cliquer sur la loupe pour rechercher un salarié
11. Sélectionner un salarié
12. Les champs connus sont automatiquement remplis.
Vous pouvez les éditer à la main.
13. Pour ajouter un deuxième signataire, cliquer sur "AJOUTER UN ACTEUR"
14. Dans le cas d'un signataire externe à l'entreprise, renseigner les champs manuellement
15. Faire glisser déposer la signature dans le document
Pour la faire apparaître là où vous le souhaitez.
16. Faire glisser déposer le texte dans le document
Pour le faire apparaître là où vous le souhaitez. Vous pouvez rédiger n'importe quelle mention (Exemple : "Lu et approuvé")
17. Vous pouvez ajouter autant de signatures que nécessaire.
18. Sélectionner les options de signature.
Voulez-vous que les signataires soient notifiés par email ou par sms ?
Signature simplifiée : avec cette option (peut-être utilisée lorsque la signature manuscrite n’a pas un caractère obligatoire) le(s) signataire(s) du document reçoit le document dans sa boite mail et le valide en cliquant sur une case "accepter". Il doit ensuite cliquer sur "Envoyer". La signature est à ce moment là, considérée comme réalisée.
Signature avancée : cette option (recommandée lorsque la signature manuscrite à un caractère important, nécessaire ou obligatoire), permet un niveau de sécurité plus avancé (grâce à la double authentification) obligeant à une vérification et validation de l’identité du signataire (par code SMS).
Dans ce mode, on peut ajouter du texte ("bon pour accord" , "lu et approuvé",…) et un espace de signature, à réaliser au doigts sur smartphone ou tablette ou grâce à la souris sur ordinateur.
Pour l'option "Séquentiel" : les signataires signent l'un après l'autre, dans l'ordre défini, ou en parallèle si désactivé.
19. Cliquer sur "FINALISER" pour envoyer le document en signature
20. Vous arrivez sur l'espace récapitulatif
Un email ou SMS a été envoyé aux signataires avec un lien leur permettant d'accéder au document pour le signer.
Vous pouvez, depuis cet espace, voir le document et envoyer un rappel aux signataires.
21. Vous pouvez également resynchroniser les événements
22. Ainsi que copier le lien de la signature pour l'envoyer directement à un de vos signataires, par teams ou slack par exemple.
23. Cliquer sur copier pour le récupérer directement dans votre presse papier.
24. Voilà, c'est terminé !
Vous recevrez une notification par mail lorsque votre document aura été signé.
