Vitalsign

Pour commencer, cliquez sur l'onglet "Composeur". Une fois sur la page, cliquez sur le bouton "Créer un modèle" afin de commencer la réalisation de votre note de frais.

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Afin de réaliser le modèle de votre note de frais, il faut partir de zéro, et donc sélectionner le modèle vierge.

Sélectionner le type de modèle voulu

La page de création de document est similaire à beaucoup de logiciels de traitement de texte classiques. Vous pouvez ainsi insérer des tableaux, une image, modifier la police d'écriture et la taille du texte, etc..

Création du document

Une fois votre document construit, vous pouvez y ajouter des champs dynamiques, qui évolueront en fonction de chaque usage du document. Ces derniers récupèrent les informations du contact VitalSign désigné comme signataire du document, afin de rendre le document évolutif et adaptable en fonction de chaque signataire. Il existe 3 types de champ dynamique. Pour en insérer un, cliquez sur le bouton "+ Ajouter un champ" en bas à droite.

Champs dynamique

Les champs fixes se rapportent aux données des contacts de l'Annuaire VitalSign (Voir "Ajouter, modifier et supprimer un destinataire dans l'Annuaire"). Ils s'auto-complètent avec les valeurs du contact choisi. Lorsque vous enregistrez un contact de l'annuaire, vous avez 9 champs à renseigner :-Nom-Prénom-Adresse -Adresse 2-Code postal-Ville-Pays-Email-TéléphonePour y accéder depuis un champ fixe au sein de votre document, sélectionnez le type "fixe" et renseignez le libellé suivant en fonction de la valeur souhaitée : -Nom : lastname-Prénom : firstname-Adresse : address1-Adresse 2 : address2-Code postal : zipcode-Ville : city-Pays : country-Email : email-Téléphone : phoneChoisissez ensuite entre le format "texte" ou "nombre" (ex : "nombre" pour le code postal, "texte" pour le nom et prénom).Attention à ne pas remplir le champ valeur, afin que celle-ci soit récupérée à partir des données de l'Annuaire. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton "Ajouter" Et voilà ! Le champ dynamique que vous venez de créer s'affiche maintenant sur votre document, là où vous avez placé votre curseur. Pour le moment, celui-ci affiche seulement son libellé, mais lorsque vous procèderez à l'envoi, les champs dynamique s'auto-complèteront en récupérant les informations du contact à qui est envoyé le document (son nom, son prénom, etc etc..).

Type 1 : Fixe

Les champs "à renseigner" désignent une valeur qui ne se rapporte pas à l'Annuaire VitalSign, et qui doit être renseignée par le ou les destinataire(s) du document au moment de la signature. Par exemple, le numéro de sécurité sociale. Pour cela, lorsque vous ajoutez un nouveau champ dynamique, sélectionnez le type "A renseigner". Vous êtes libre de le nommer comme vous le souhaitez dans le libellé, mais attention à ne pas insérer de caractères spéciaux ou d'accents. Par exemple "numsecu". Choisissez entre le format "texte" et "nombre" en fonction de la valeur souhaitée, et vous pouvez ensuite valider en cliquant sur le bouton "Ajouter".

Type 2 : A renseigner

Les champs "formule" permettent d'effectuer des opérations sur des valeurs fixes, mais aussi des valeurs récupérées à partir de champs "à renseigner".Comme pour ces derniers, vous êtes libre de définir le libellé comme vous le souhaitez.Dans le cadre d'une note de frais, il faudrait pouvoir indiquer le montant de nos frais, que les opérations pour obtenir les différents totaux se fassent automatiquement, et que les résultats s'affichent à l'endroit voulu dans le tableau. Dans l'exemple, il y a 2 de type de frais, créez donc deux champs à renseigner : Un pour y insérer le montant des frais de transport, et un autre pour le montant des frais de séjour.

Type 3 : Formule

Toujours selon l'exemple, il y a 3 types de valeurs à obtenir et donc, 3 opérations à faire : -Le total des frais de transports (les multiplier par 0,34). -Le total des frais de séjour (les multiplier par 450). -L'addition de ces deux totaux afin d'obtenir la valeur finale. Commençons par le total des frais de transports, en créant un champ "formule".Vous êtes libre de choisir le libellé que vous souhaitez, toujours sans caractères spéciaux ou accents (dans l'exemple : totaltransport). Dans le champ "Formule", renseignez l'opération que vous souhaitez effectuer. Pour faire référence à un champ "à renseigner" dans l'opération, écrivez simplement le libellé de ce dernier en l'encadrant de crochets "[]". Vous pouvez suivre la même démarche pour le total des frais de séjour.

Type 3 : Formule Suite

Vous pouvez également effectuer des opérations à partir de résultats récupérés dans d'autres champs dynamique de type "formule" Dans l'exemple, pour obtenir le total des tous les frais confondus, il suffit de créer un autre champ "formule", qui additionnera les deux totaux.

Comme les champs dynamiques, les modules permettent de s'adapter en fonction de la situation.Il en existe deux types : Les cases à cocher et le questionnaire. Pour créer un module, cliquez d'abord sur l'onglet "modules" de la colonne de droite.

Modules

Ce module peut s'avérer utile dans plein de situations différentes. Il laisse la possibilité aux utilisateurs de faire un choix entre plusieurs options. Dans notre exemple de note de frais, il serait intéressant et laisser le choix à la personne qui demande un remboursement de ses frais entre un paiement par chèque ou virement. Une fois le module sélectionné, plusieurs options de personnalisation s'offrent à vous :Vous pouvez choisir si un seul ou plusieurs choix sont possible, si la réponse est requise ou non, la couleur de la case une fois cochée et la possibilité d'ajouter autant de cases que vous le souhaitez

Module case à cocher

Un peu similaire aux cases à cocher dans son fonctionnement, le questionnaire laisse également la possibilité aux utilisateurs de faire un choix entre plusieurs options, en réponse à une question posée. Saisissez la question dans le champ "intitulé", et les réponses possibles dans les champs "réponse n°1", "réponse n°2" etc Vous pouvez ajouter une ou plusieurs autre(s) question(s) si besoin en cliquant sur "Nouvelle question". Il vous est également possible de créer un questionnaire à points, en cochant la case "Questionnaire à points". Dans ce cas là, un nouveau champ afin de préciser le nombre de points par question apparaît. Le résultat du questionnaire s'affiche automatiquement sous les questions une fois complété.

Module questionnaire

Il existe un troisième format de champ dynamique, en plus de "texte" et "nombre".Il s'agit du format date. Sélectionnez le en format de champ fixe, avec pour libellé "date". Laissez le champ valeur vide, et cochez la case "Automatiquement afficher la date du jour de la signature". De cette façon, la date du jour sera automatiquement insérée à l'endroit voulu à chaque fois que ce document sera soumis à signature

Afficher la date du jour de la signature

Les tags permettent d'afficher une signature visuelle de type "manuscrite" à l'endroit où vous positionnez ce dernier sur le document. En plaçant le prénom et le nom du signataire (préalablement enregistré dans l'Annuaire VitalSign) du document entre deux | pipes |, vous ajoutez un tag qui sera remplacé par la dite signature visuelle une fois le document signé. Vous avez également la possibilité d'insérer les champs dynamiques "firstname" et "lastname" entre | pipes |, ceux-ci récupèreront le prénom et le nom du contact a qui est envoyé le document afin de générer la signature. Dans notre exemple, le document est destiné à être signé par deux personnes : L'employé faisant sa demande de remboursement dans un premier temps, et le trésorier en validant la dite demande. Nous utilisons pour cela la notion de rangs au moment de l'envoi du document (Voir "Envoi de document avec rangs") Le tag réalisé à partir des champs dynamiques sera complété à partir des informations liées au signataire de rang1. Pour obtenir l'affichage d'une signature visuelle pour le signataire de rang 2, il est nécessaire d'entrer directement son nom et son prénom entre | pipes |.

Ajout de tags signature

Si vous souhaitez par exemple, dans le cas d'un document à deux signataires, afficher les deux signatures l'une en face de l'autre mais sur la même ligne, vous avez la possibilité d'utiliser l'option d'insertion de tableaux. Pour insérer un tableau au document, placez votre curseur à l'endroit voulu sur le document et cliquez sur le symbole en forme de tableau.

Utilisation du tableau pour affichage des signatures l'une en face de l'autre

Une fois le tableau inséré, placez dans les cases de ce dernier les tags signature, à l'opposé l'un de l'autre. Enfin, cliquez n'importe où sur le tableau afin de faire apparaître les options de ce dernier, puis sélectionnez l'option bords invisibles. Les bords de votre tableau sont maintenant invisibles et vos signatures à l'opposé l'une de l'autre.

Une fois enregistré, un champ dynamique peut être affiché plusieurs fois dans le document. Pour cela, placez votre curseur à l'endroit voulu et cliquez sur le symbole "+" à côté du champ dynamique que vous souhaitez afficher à nouveau, dans la colonne de droite.

Autres : Ajouter plusieurs fois le même champ à différents endroits du document

Pour modifier un champ dynamique déjà enregistré, cliquez sur l'icône de modification du champ souhaité dans la colonne de droite. Faites de même avec l'icône de suppression pour supprimer un champ dynamique.

Autres : Modifier/supprimer un champ

A la création ou à la modification d'un champ dynamique de type "fixe" ou "à renseigner", vous avez la possibilité d'activer ou de désactiver l'option "champs requis". Lorsqu'un champ est en "requis", la signature du document ne pourra avoir lieu tant que celui-ci ne sera pas renseigné.

Autres : Option "champ requis"

Afin de pouvoir insérer une image dans votre document (comme votre logo par exemple), il est nécessaire d'enregistrer cette image au préalable dans le dossier "Fichier" de la Bibliothèque Vital Sign. Une fois enregistré, cliquez sur le symbole de copie en face de l'image que vous souhaitez insérer dans votre document. L'adresse de votre image est maintenant copiée, il vous suffit maintenant de la coller dans le champ qui apparait lorsque vous essayez d'insérer une image dans le document.

Autres : Ajouter une image au document

Le composeur est une fonctionnalité de l'espace client VitalSign qui vous permet d'éditer des documents au format HTML et aux valeurs dynamiques et évolutives, à adapter en fonction de vos besoins.Prenons l'exemple d'une note de frais pour ce tutoriel. Vous souhaitez réaliser un modèle de note de frais que vous pourrez envoyer à vos employés afin qu'ils la complètent et la signent et effectuera les opérations nécessaires au calcul des coûts à rembourser.