Numerowanie dokumentów w Fakturowni

💭 Jak dokonać zmiany formatu numerowania w ustawieniach konta?

1. 1. Ustawienia konta pozwalają zmienić format numeracji z domyślnego na inny systemowy lub własny. Jest to przydatne np. gdy przenosisz dokumentację do Fakturowni w trakcie roku i chcesz zachować wcześniejszy format. Aby zmienić format numeracji, przejdź do zakładki Ustawienia.

   

2. 2. Następnie z listy wybierz Ustawienia konta.

   

3. 3. Z belki po lewej stronie wybierz 'Numerowanie'.

   

4. 4. W dedykowanych polach ustal domyślny format numerowania. Każdy dokument aktywny na Twoim koncie, będzie miał własne pole, w którym możesz go określić.

   

5. 5. Możesz również skorzystać z przykładowych formatów systemowych. Kliknij pole 'wybierz z przykładowych' i wybierz z listy format, który Ci odpowiada. Przykładowe formaty również możesz dowolnie zmieniać według własnych potrzeb.

   

6. 6. Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić przyciskiem 'Zapisz' na dole strony.

   

Data wystawienia faktury a numeracja

1. 7. Tworząc dokument po stronie przychodów, pole z numerem jest automatycznie uzupełnione przez system. Przypisany numer jest zawsze o jeden wyższy niż najwyższy wykorzystany w danym formacie. Wpływ na numer dokumentu ma data wystawienia.

   

2. 8. Jeśli zmienisz datę wystawienia, może ona wpłynąć na numer dokumentu. W naszym przykładzie datę wystawienia zmieniono z 23.05 na 30.04. System automatycznie zaktualizował wartość w polu numer z 12/05/2024 na 19/04/2024.

   

3. 9. Dodatkowo po prawej stronie pojawiły się komunikaty, które wskazują jakie wartości uległy zmianie.

   

💭 Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie

1. 10. W ramach ustawień możesz aktywować opcję wspólnej numeracji dokumentów, które mają ustalony ten sam format. Aby aktywować tę opcję, przejdź do zakładki Ustawienia.

   

2. 11. Następnie z listy wybierz Ustawienia konta.

   

3. 12. Z belki po lewej stronie wybierz 'Numerowanie'.

   

4. 13. Aby aktywować wspólną numerację, zaznacz checkbox przy opcji 'Wspólna numeracja dokumentów o tym samym formacie'.

   

5. 14. Wprowadzone w ustawieniach zmiany zatwierdź przyciskiem 'Zapisz'.

   

💭 Absolutna numeracja dokumentów

1. 15. W systemie dostępna jest opcja absolutnej numeracji dokumentów. Oznacza ona, że system zachowa bezwzględną ciągłość numeracji i nawet przy zmianie roku będzie kontynuował numerację według dotychczasowej z poprzedniego roku. Aby aktywować tę opcję, przejdź do zakładki Ustawienia.

   

2. 16. Następnie z listy wybierz Ustawienia konta.

   

3. 17. Przejdź do ustawień numeracji, wybierając z belki po lewej stronie opcję 'Numerowanie'.

   

4. 18. Zaznacz checkbox przy opcji 'Absolutna numeracja dokumentów (wyłącza domyślne rozpoczynanie numeracji od nowa na początku roku).

   

5. 19. Zatwierdź zmiany w ustawieniach przyciskiem 'Zapisz' na dole strony.

   

💭 Osobne ustawienia numeracji dokumentów

1. 20. Jeśli w ramach konta prowadzisz kilka działów lub firm, masz możliwość ustalenia formatu numeracji per firma/dział. Ustawienia działu są nadrzędne względem ustawień konta. Aby aktywować osobną numerację dokumentów w dziale, przejdź do zakładki Ustawienia.

   

2. 21. Następnie z listy wybierz opcję Dane firmy.

   

3. 22. Na liście kliknij nazwę firmy/działu, dla którego chcesz określić osobny format numeracji dokumentów. Kliknij nazwę firmy lub skorzystaj z ikony zębatki po prawej stronie i wybierz opcję Edytuj.

   

4. 23. W formularzy edycji danych firmy/działu zjedź na dół strony. Zaznacz checkbox przy opcji 'Osobne ustawienia numeracji dokumentów'.

   

5. 24. W dedykowanych polach ustal właściwy format numeracji dokumentów. Kliknij wybrane pole i zmień lub zmodyfikuj aktualny format numeracji. W naszym przykładzie przed formatem nr-m/mm/yyyy dodamy oznaczenie A, by wiedzieć, że ta numeracja dotyczy sprzedaży na Allegro.

   

6. 25. Aby zatwierdzić zmiany, kliknij przycisk 'Zapisz' na dole strony.

   

💭 Numer nadany zgodnie z formatem numerowania

1. 26. W systemie dostępna jest opcja, która weryfikuje numerację dokumentów. Jeśli zmienisz ręcznie numer faktury na inny niż nadany przez system, w aktywnościach dokumentu pojawi się specjalny zapis. Aby sprawdzić aktywności faktury, przejdziemy do zakładki Przychody.

   

2. 27. Z listy wybieramy Faktury, by sprawdzić numerację dla konkretnej faktury VAT.

   

3. 28. Na liście faktury klikamy numer dokumentu, który chcemy zweryfikować.

   

4. 29. Pod wyświetlonym dokumentem dostępna jest sekcja 'Aktywności związane z dokumentem'. W tym miejscu możesz zweryfikować informacje odnośnie utworzenia faktury, jej wysyłki czy edycji.

   

5. 30. Informacja o nadaniu numeru zgodnego z formatem numerowania widoczna jest w wierszu 'Utworzenie dokumentu'.

   

6. 31. Numer dokumentu, który widoczny jest na liście to 8/05/2025. Numer nadano ręcznie w formularzu tworzenia dokumentu. Dlatego w aktywnościach pojawił się zapis: 'Numer nadany zgodnie z formatem numerowania: 13/05/2024'.