1. W ramach konta w Fakturowni możesz prowadzić kilka działów lub kilka firm z różnymi NIP-ami w ramach jednego konta. Opcja wielu działów firmy (w ramach jednego NIP) dostępna jest we wszystkich planach płatnych.
2. W planach Standard, Pro i Pro Plus możesz dodatkowo skorzystać z opcji prowadzenia w ramach jednego konta (jednej opłaty abonamentowej) wielu firm z różnymi NIP-ami.
💭 Lista działów/firm na Twoim koncie
3. Aby zweryfikować listę działów/firm dodanych na Twoim koncie lub dodać nowe, przejdź do zakładki 'Ustawienia'.
4. Następnie z listy wybierz 'Dane firmy'.
5. System wyświetli listę działów/firm dodanych na Twoim koncie. Działy z tym samym NIP-em wyświetlane są w ramach jednej listy. Jeśli na koncie dodasz firmę z innym NIP-em, pojawi się ona w ramach zapisu Firma 2 itd.. Wszystkie widoczne na liście działy/firmy dotyczą jednego konta.
💭 Jak dodać dział firmy?
6. Aby dodać dział firmy, przejdź do zakładki Ustawienia > Dane firmy. Następnie z opcji dostępnych po lewej stronie wybierz 'Dodaj nowy dział'.
7. System wyświetli formularz tworzenia działu. Jeśli na koncie jest już dodana firma z danym NIP, tworząc nowy dział, system zaczyta do formularza jego dane.
8. W przypadku wielu działów ważne jest pole 'Nazwa skrócona'. Pozwala ono wybrać właściwy dział podczas wystawiania faktury lub generowania raportów. W naszym przykładzie tworzymy dział dla oddziału w innym mieście, dlatego do nazwy firmy dodaliśmy miasto oddziału.
9. W ramach ustawień działu w sekcji 'Dokumenty' możesz określić domyślne opcje inne niż w ustawieniach ogólnych konta. Ustawienia działu są nadrzędne względem ustawień konta. Możesz dla działu określić jego własny szablon.
10. Dla działu możesz również określić domyślną stawkę podatku dla wystawianych dokumentów. Jeśli nie określisz ustawień domyślnych dla działu, system zaczyta je z ustawień głównych konta.
11. W dziale możesz wgrać również dedykowane logo czy pieczęć.
12. Każdy z działów może mieć ustawiony własny format numerowania dokumentów. Aby skorzystać z tej funkcji, zaznacz checkbox przy opcji 'Osobne ustawienia numeracji dokumentów'.
13. W dedykowanych polach określ format numeracji inny niż mają pozostałe działy w ramach konta. Skorzystaj z przykładowych formatów numeracji lub stwórz własny. W naszym przykładzie dodamy skrót miasta do zaczytanych wzorów numeracji.
14. Zatwierdź utworzenie działu przyciskiem 'Zapisz' na dole formularza. Po zapisaniu możesz w dowolnym momencie skorzystać z opcji edycji działu.
15. Nowy dział firmy pojawił się jako dodatkowy zapis w sekcji Firma 1, ponieważ dział utworzono dla tego samego NIP-u.
16. Z poziomu zakładki 'Dane firmy' możesz również dodać inny numer konta bankowego tworząc w ten sposób kolejny dział. Aby dodać nowe konto bankowe, kliknij 'Dodaj konto bankowe'.
17. Uzupełnij nazwę skróconą, by łatwiej rozróżnić utworzony dział z innym numerem konta. W naszym przykładzie do nazwy skróconej dodamy oznaczenie EUR, by wiedzieć, że ten dział ma podane konto w tej walucie.
18. Uzupełnij pola dotyczące nazwy banku i numeru konta bankowego.
19. W dedykowanym polu określ również walutę dodawanego konta bankowego.
20. Zatwierdź utworzenie działu z numerem konta walutowego klikając 'Zapisz'.
21. Dział utworzył się w ramach tego samego NIP-u co we wcześniejszym przykładzie.
💭 Jak dodać firmę w ramach opcji wiele firm na jednym koncie?
22. W zakładce 'Dane firmy' dostępna jest jeszcze opcja dodania nowej firmy. Aby z niej skorzystać, kliknij przycisk 'Dodaj nową firmę'.
23. Aby dodać firmę z innym NIP w ramach jednego konta (jednej opłaty abonamentowej), skorzystaj z opcji 'Dodaj firmę (jako nowy dział).
24. System wyświetli formularz dodawania nowej firmy. W dedykowanym polu podaj nazwę nowej firmy.
25. Uzupełnij pole 'NIP' oraz pozostałe pola takie jak dane adresowe, numer konta bankowego. W tym przypadku również możesz skorzystać z personalizacji w postaci domyślnego szablonu czy logo.
26. Zatwierdź dodanie firmy za pomocą przycisku 'Zapisz'.
27. Nowy NIP, który podano w formularzu dodawania firmy, nie pojawił się wcześniej na liście. Dlatego system dodał firmę z tym NIP jako Firma 2.
28. Aby dodać nową firmę jako osobne konto z własną bazą dokumentów, produktów i klientów ale pod tym samym loginem, przejdź do zakładki 'Ustawienia'.
29. Następnie z listy wybierz 'Dane firmy', by przejść do opcji dodawania nowej firmy.
30. Z dostępnych po lewej stronie opcji wybierz 'Dodaj nową firmę'.
💭 Jak dodać nową firmę jako osobne konto w systemie (nowe konto z osobną płatnością)?
31. Aby dodać firmę jako osobne konto ale pod tymi samymi danymi do logowania, skorzystaj z opcji 'Dodaj firmę (przez nowe konto).
32. System wyświetli pole do nadania nazwy dla Twojego nowego konta w systemie.
33. Aby utworzyć nowe konto, kliknij 'Przejdź do programu'.
34. W systemie pojawi się nowe konto, którego prefix (nazwę) zobaczysz w menu głównym konta.
35. Aby przełączać się między różnymi kontami pod tym samym loginem, kliknij nazwę aktualnego konta dostępną między rubryką Szukaj, a adresem e-mail, na który jesteś zalogowany. System wyświetli listę kont podpiętych pod ten mail. By przełączyć się na konto, kliknij jego nazwę.
36. Zmiana działu/firmy dostępna jest z poziomu tworzonego dokumentu. Aby wskazać Ci jak zmienić dział/firmę wystawimy przykładowy dokument. W tym celu przejdziemy do zakładki 'Przychody', by wystawić fakturę sprzedażową.
37. Następnie z listy wybieramy typ dokumentu, który chcemy wystawić. W naszym przykładzie będzie to faktura VAT.
38. Aby utworzyć nowy dokument, korzystamy z przycisku 'Nowa faktura'.
💭 Jak zmienić dział/firmę na fakturze?
39. System aktywuje dane Sprzedawcy. Kliknij pierwszą rubrykę i z listy wybierz właściwy dział/firmę, dla której chcesz wystawić fakturę. Uzupełnij pozostałe dane wymagane na dokumencie i zatwierdź jego utworzenie przyciskiem 'Zapisz' na dole formularza.
40. W przypadku korzystania z opcji wiele firm w ramach jednego konta pamiętaj, by skorzystać z opcji 'Osobne ustawienia numeracji dokumentów'. Wybierz inny format niż mają działy/firmy na liście w ramach konta. Jest to ważne, by system nie mieszał numeracji między firmami.
41. Aby zmienić dział/firmę kliknij przycisk 'Edytuj' widoczny pod danymi aktualnie zaczytanego sprzedawcy.
