Jak wystawić wiele faktur zaliczkowych do zamówienia?

ℹ️ Prawidłowe wystawianie dokumentów dla transakcji ratalnej obejmuje utworzenie dokumentu nieksięgowego Zamówienie na całą wartość sprzedaży, następnie dodawanie faktur zaliczkowych i zamknięcie fakturą końcową. W tej instrukcji wskazujemy, jak dodać wiele zaliczek do zamówienia.

1. 1. Aby rozpocząć dokumentację transakcji opłacanej w ratach, utwórz dokument nieksięgowy 'Zamówienie' na całą wartość zamówienia. W tym celu przejdź do zakładki 'Przychody'.

   

2. 2. Następnie z listy wybierz opcję 'Zamówienie'. Jeśli ten typ dokumentu nie pojawił się na Twojej liście, sprawdź czy jest aktywny w ramach Twojego konta. Przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > sekcja Jakie dokumenty wystawiać.

   

3. 3. Aby dodać nowe zamówienie skorzystaj z przycisku 'Dodaj'. Jeśli zamówienie jest już utworzone, kliknij jego numer na liście zamówień, by przejść bezpośrednio do podglądu utworzonego dokumentu.

   

4. 4. Uzupełnij formularz zamówienia. W sekcji 'Nabywca' dodaj dane Twojego Kontrahenta.

   

5. 5. W sekcji 'Pozycje' dodaj produkty/usługi, które obejmuje transakcja.

   

6. 6. Uzupełnij pozostałe pola. W naszym przykładzie określimy dodatkowo formę i termin płatności. Jeśli potrzebujesz dodać inne, skorzystaj z dedykowanych pól lub dodaj je w rubryce z uwagami.

   

7. 7. Zatwierdź utworzenie Zamówienia przyciskiem 'Zapisz' na dole formularza.

   

8. 8. W systemie pojawi się gotowy dokument zamówienia.

   

💭 Jak dodać pierwszą fakturę zaliczkową do zamówienia?

1. 9. Możliwość wystawienia faktury zaliczkowej dostępna jest z poziomu podglądu utworzonego zamówienia. Z menu podręcznego ponad dokumentem wybierz 'Więcej opcji'.

   

2. 10. Następnie z listy wybierz 'Wystaw zaliczkową'. Jeśli ta opcja nie jest dla Ciebie dostępna, zweryfikuj czy ten typ dokumentu jest aktywny na Twoim koncie. W tym celu przejdź do zakładki Ustawienia > Ustawienia konta > Twoje konto > sekcja Jakie dokumenty wystawiać.

   

3. 11. Podaj wartość otrzymaj zaliczki korzystając z dostępnych opcji: % pełnej kwoty, podana kwota brutto lub wystaw dokument ręcznie. W naszym przykładzie skorzystamy z opcji 'kwota brutto'.

   

4. 12. W polu 'Wartość' wpisz kwotę otrzymanej zaliczki.

   

5. 13. Następnie zatwierdź utworzenie zaliczki przyciskiem 'Utwórz'.

   

6. 14. System w formularzu tworzenia faktury zaliczkowej automatycznie uzupełni wszystkie dane na podstawie zamówienia. Informację o prawidłowym powiązaniu zaliczki z zamówieniem znajdziesz pod pozycjami w sekcji 'Powiązane Zamówienia'.

   

7. 15. Zatwierdź utworzenie faktury zaliczkowej, klikając 'Zapisz' na dole formularza.

   

8. 16. Po zapisaniu, w systemie pojawi się dokument faktury zaliczkowej.

   

9. 17. W pozycjach na fakturze zaliczkowej widoczny będzie zapis 'Zaliczka na wykonanie zamówienia [numer zamówienia] oraz wartość brutto zaliczki. Jeśli zaliczka będzie uwzględniać różne stawki VAT, pod pozycjami pojawi się dodatkowa tabela z rozbiciem na te stawki.

   

10. 18. Na dole dokumentu pojawi się również informacja o zamówieniu, do którego wystawiono fakturę zaliczkową.

    

11. 19. Pod dokumentem w sekcji 'Dokument wygenerowany na podstawie' pojawi się informacja o powiązanym dokumencie.

    

12. 20. Aby przejść ponownie do zamówienia, by wystawić do niego kolejną fakturę zaliczkową, kliknij jego numer podlinkowany w sekcji 'Dokument wygenerowany na podstawie'.

    

💭 Jak dodać kolejne faktury zaliczkowe do tego samego zamówienia?

1. 21. Do jednego zamówienia możesz wystawić wiele faktur zaliczkowych, jeśli płatność na poczet zamówienia obejmuje kilka rat. Aby wystawić kolejną fakturę zaliczkową do zamówienia, przejdź do podglądu zamówienia, a następnie ponownie kliknij 'Więcej opcji' z menu podręcznego.

   

2. 22. Z listy wybierz opcję 'Wystaw zaliczkową'.

   

3. 23. Komunikat, gdzie możesz podać wartość zaliczki, uwzględnia już wcześniej dodaną fakturę zaliczkową i jako pozostałe do opłacenia wskazuje wartość zamówienia pomniejszoną o zaliczkę. W polu 'Wartość' podaj kwotę otrzymanej zaliczki.

   

4. 24. Następnie kliknij przycisk 'Utwórz', by system przeniósł Cię do formularza tworzenia faktury zaliczkowej.

   

5. 25. Na formularzu zaliczki ponownie widoczne będzie powiązanie z zamówieniem. Checkbox przy numerze zamówienia musi być aktywny, by system prawidłowo połączył dokumenty.

   

6. 26. Zatwierdź utworzenie drugiej faktury zaliczkowej, klikając 'Zapisz' na dole formularza.

   

7. 27. W systemie wystawi się faktura zaliczkowa z kolejnym numerem zgodnym z formatem numerowania, powiązana z tym samym zamówieniem. Jeśli potrzebujesz wystawić kolejne faktury zaliczkowe, przejdź ponownie do zamówienia i wystaw następną zaliczkę zgodnie z instrukcją.

   

💭 Jak wystawić fakturę końcową do faktur zaliczkowych powiązanych z zamówieniem?

1. 28. Aby zakończyć transakcję do zamówienia i powiązanych zaliczek, należy wystawić fakturę końcową. Przejdź do podglądu wybranej faktury zaliczkowej powiązanej z zamówieniem. Następnie z menu podręcznego kliknij 'Więcej opcji'.

   

2. 29. Z listy wybierz 'Wystaw końcową'.

   

3. 30. System automatycznie przekopiuje wszystkie dane z zaliczki, a pod pozycjami wskaże powiązane z fakturą końcową faktury zaliczkowe.

   

4. 31. Zatwierdź utworzenie faktury końcowej, klikając 'Zapisz' na dole formularza.

   

5. 32. W systemie pojawi się faktura końcowa, która zamyka całą transakcję i jest powiązana ze wszystkimi dokumentami, czyli zamówieniem i fakturami zaliczkowymi.

   

6. 33. W pozycjach na fakturze końcowej pojawią się te same dane co na zamówieniu.

   

7. 34. Oprócz tego faktura końcowa będzie uwzględniać wszystkie powiązane faktury zaliczkowe.

   

8. 35. Jeśli zaliczki nie uwzględniały całej kwoty z zamówienia, na fakturze końcowej pojawi się również wartość pozostała do zapłaty.

   

9. 36. Pod fakturą końcową dostępne będą wszystkie powiązane dokumenty. Zamówienie, które rozpoczęło całą transakcję oraz wszystkie powiązane faktury zaliczkowe.