Import klientów (lub produktów) z plików EXCEL do Fakturowni

💭 Jak zaimportować klientów do Fakturowni?

1. 1. Dodając dokumenty na Twoim koncie automatycznie tworzysz bazę klientów i produktów. Klientów możesz dodać ręcznie, z poziomu faktury lub za pomocą importu. Aby zweryfikować swoją bazę klientów na koncie, przejdź do zakładki 'Klienci'.

   

2. 2. System wyświetli listę aktualnych klientów, którzy są dodani do bazy klientów Twojego konta.

   

3. 3. Aby uzupełnić bazę klientów na podstawie importu, przygotuj plik, który będziesz mógł zaimportować na konto. Opcja importu dostępna jest w 2 miejscach. Z poziomu aktualnej listy klientów kliknij ikonę zębatki widoczną w prawym, górnym rogu strony.

   

4. 4. Następnie z listy wybierz opcję 'Import klientów CSV'.

   

5. 5. Możliwość importu dostępna jest również z poziomu ustawień konta. Przejdź do zakładki 'Ustawienia'.

   

6. 6. Następnie z listy wybierz 'Import'.

   

7. 7. Z opcji dostępnych po lewej stronie wybierz 'Importuj klientów'.

   

8. 8. W kroku 1 importu wgraj przygotowany plik z bazą klientów. W polu 'Plik importu' zaczytaj z dysku urządzenia plik do zaimportowania.

   

9. 9. Aby przejść do kroku 2, kliknij przycisk 'Dalej'.

   

10. 10. System przetworzy plik i pobierze dane do importu. Aby przejść do kroku 2, zatwierdź komunikat przyciskiem 'Przejrzyj dane i importuj'.

    

11. 11. Dane z pliku zaczytają się do kroku 2, gdzie możesz zdecydować czy import ma dotyczyć nowych pozycji, czy być aktualizacją oraz wybrać, które dane system ma uwzględnić tworząc nowych klientów.

    

12. 12. Jeśli plik posiada tytuły kolumn zaznacz checkbox przy opcji 'Plik posiada nagłówek', by import nie uwzględniał danych z tego wiersza.

    

13. 13. Aby import zakończył się powodzeniem każda kolumna musi mieć przypisaną zmienną zgodną z tym co zawiera. W naszym przykładzie system dla kolumny, gdzie podano nazwę skróconą klienta, przypisał opcję 'pomiń'. Kliknij tytuł kolumny, by przypisać prawidłową zmienną.

    

14. 14. Z wyświetlonej listy zmiennych wybierz tę, która jest zgodna co do zawartości kolumny. W naszym przykładzie dla kolumny 'Nazwa skrócona (systemowa) przypisaliśmy zmienną shortcut : Nazwa skrócona (systemowa).

    

15. 15. W takim sam sposób zweryfikuj pozostałe kolumny z pliku. Pamiętaj, że każda kolumna musi uwzględniać zmienną zgodną co do jej zawartości. W naszym przykładzie kolejna kolumna, choć pusta, powinna uwzględniać nazwę firmy, dlatego przypisano zmienną name : Nazwa firmy.

    

16. 16. Kolumna z numerem NIP musi mieć przypisaną zmienną tax_no : Numer NIP.

    

17. 17. W ten sam sposób zweryfikuj wszystkie kolumny.

    

18. 18. Jeśli jakaś kolumna jest pusta lub nie chcesz, by system ją zaczytał wybierz opcję 'pomiń'. Pamiętaj, jeśli do dwóch kolumn przypiszesz tą samą zmienną, system zaczyta dane z ostatniej kolumny, która ma przypisaną zmienną biorąc pod uwagę kolejność kolumn od lewej do prawej.

    

19. 19. Gdy zweryfikujesz poprawność przypisanych do kolumn zmiennych, zatwierdź import danych klikając 'Importuj dane'.

    

20. 20. System wyświetli komunikat ze statusem importu. Nie przerywaj go, by dane zaczytały się prawidłowo. Zaczekaj do momentu aż na komunikacie pojawi się status: gotowe.

    

21. 21. Gdy import danych zakończy się, kliknij przycisk 'Gotowe', by sprawdzić czy klienci zaimportowali się na konto prawidłowo.

    

💭 Jak zaimportować produkty do Fakturowni?

1. 22. Na podstawie pliku importu do systemu dodasz również bazę produktów. Aby wykonać import przygotuj plik z danymi, a następnie przejdź do zakładki 'Ustawienia'.

   

2. 23. Następnie z listy wybierz 'Import'.

   

3. 24. Z szarej belki po lewej stronie wybierz opcję 'Importuj produkty'.

   

4. 25. Na liście importów pojawi się wpis ze szczegółami importu. Jeśli podczas importu system nie będzie w stanie prawidłowo zaczytać danych, w dedykowanej kolumnie pojawi się informacja o błędach.

   

5. 26. Aby sprawdzić listę zaimportowanych rekordów, kliknij przycisk 'Zobacz' w kolumnie z zaimportowanymi obiektami.

   

6. 27. System ponownie przeniesie Cię do bazy klientów na Twoim koncie i wyświetli wyłącznie te rekordy pochodzące z importu. Jeśli chcesz sprawdzić wszystkich aktualnych klientów, przejdź do zakładki 'Klienci'.

   

7. 28. W dedykowane miejsce w sekcji 'Plik importu' wgraj plik z bazą produktów, którą chcesz dodać na konto.

   

8. 29. Aby przejść do kroku 2 importu, kliknij przycisk 'Dalej'.

   

9. 30. System przetworzy wgrany plik i zaczyta dane do importu. Aby przejść do kroku 2, zatwierdź komunikat klikając 'Przejrzyj dane i importuj'.

   

10. 31. Dane z pliku zaczytają się do kroku 2, gdzie możesz zdecydować czy import ma dotyczyć nowych pozycji, czy być aktualizacją oraz wybrać, które dane system ma uwzględnić tworząc nowe produkty.

    

11. 32. Jeśli przygotowany plik zawierał tytuły kolumn, zaznacz checkbox przy opcji 'Plik posiada nagłówek', by ten wiersz był przy imporcie pominięty.

    

12. 33. Podobnie jak w przypadku importu klientów każda kolumna musi mieć prawidłowo przypisaną zmienną. Zmienna musi odpowiadać zawartości kolumny. W tym przykładzie zmienne przypisały się prawidłowo względem tytułu i zawartości kolumny.

    

13. 34. Aby mieć pewność, że wszystkie dane są poprawne, zweryfikuj czy każda kolumna ma przypisaną zmienną zgodną z tym co zawiera.

    

14. 35. Jeśli któraś z kolumn ma przypisaną złą zmienną, zmień ją na właściwą. Kliknij tytuł kolumny i wybierz z listy. Jeśli system ma pominąć kolumnę w imporcie, wybierając zmienne skorzystaj z opcji 'pomiń'.

    

15. 36. Jeśli każda kolumna ma przypisaną prawidłową zmienną, zatwierdź import przyciskiem 'Importuj dane'.

    

16. 37. Zaczekaj aż system przetworzy dane z importu. Jeśli na komunikacie o imporcie danych pojawi się przycisk gotowe oznacza to, że system zakończył import. Kliknij przycisk 'Gotowe', by zweryfikować zaimportowane wartości.

    

17. 38. Na liście z historią importów pojawi się zapis zakończonego importu, gdzie możesz zweryfikować ile danych z pliku udało się załadować, ile poprawnie zaimportować oraz czy pojawiły się błędy.

    

18. 39. Aby sprawdzić zaimportowane obiekty w wierszu importu kliknij przycisk 'Zobacz'.

    

19. 40. System wyświetli listę produktów, powiązanych z tym importem, które dodano do bazy produktów na koncie. Ilość (5) jest zgodna z wartością z kolumny 'Zaimportowano' na liście z historią importów.